Zaman Yönetimi

Prof. Dr. Bekir Parlak tarafından yazıldı. Aktif .

bekir-parlak7

Zaman... Hepimizin bildiği, aslında bildiğini sandığı, ama ne anlamını ne de değerini tam bilemediği bir kavram. Zaman, insana verilmiş çok kıymetli bir armağan. İnsan ve zaman... biri olmadan diğerinin ne olduğu bilinemeyen gizemli bir anlam.

Uzay boşluğunda her şeyi kapsayan bir sarmaldır zaman. İnsan zaman içinde, zaman ise sonsuz biçimde. Elbette kolay değil çıkılması bu işin içinden.

Zaman bizim neyimiz olur? O içimizde mi, yoksa dışımızda olan bir şey mi? Mülkiyeti bize mi verilmiş yoksa emanet mi edilmiş? Zaman evrenin her yerinde aynı mı işliyor? Yaşayanlarla, göçüp gidenler için aynı mı zaman? Önce zaman mı vardı, mekan mı, yoksa insan mı? Zamanın dışına çıkılabilir mi? Zaman bizim ölçtüğümüzden başka nasıl ölçümlenir? Zamanın sonu var mı? Zaman kainatta bazen geniş, bazen dar mı?

Buyurun buradan yakın. Şu sorulara iyice bir bakın. Gözünüz kesiyor, akılınız eriyor, yüreğiniz yetiyorsa cevaplayın!

bekir-parlak6İnsan mı zamana hükmeder, zaman mı insana? Hangisi diğerini yönetir? Hangisi asıl belirleyicidir? Kim kimin efendisidir? Bu soruyu cevaplamak, deveye hendek atlatmaktan zor görünüyor.

Zamanı yönetemeyen insanların çokluğu dikkate alınırsa, çoğumuz için zaman, bizi alıp götüren bir sel akıntısı ya da bir rüzgar gibidir. Bir yaprak gibi selin ya da rüzgarın istediği yere götürülen insanların zamanı yönettiği, onu kontrol ettiği söylenebilir mi?

“Zaman doğru yönetilemiyorsa, hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir”. Ünlü yönetim gurusu Peter Drucker ne kadar da haklı. Nedir zaman yönetimi? Buna söylenecek çok söz var ama estirme bir cevapla, zamanı mümkün olduğunca etkin kullanma, verimli kılma ve kontrol altında tutmadır.

Bu da her baba yiğidin harcı değildir. Zaman, kullanılamayan kısmı yok olup giden başlıca sermayemizdir. Onu biriktiremeyiz, saklayamayız ve elimizde tutamayız. Zaman; yerine konulması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

Her gün uyandığımızda yatağımızın başucunda hazır bulduğumuz 24 liralık bir çek, zengin fakir, alim cahil, kadın erkek, genç yaşlı, köylü şehirli, sağlıklı hastalıklı demeden herkese bahşedilir. Bu çekin hepsini yerli yerince kullanabilsek ne ala. Gel gelelim hepimize verilen bu çekin her gün ancak bir kısmını kullanır, kalanını gerisin geri teslim ederiz, çünkü biriktiremeyiz. Eh, kullandığımız kısmı da ne kadar isabetli ve verimli değerlendirilmiştir, orası da ayrı bir konu. Unutmayalım ki doğan her yeni gün, kişi için karşılıksız ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir.

Yaşam için en önemli sermaye olan zamanın kullanılabilirlik oranını artırmak, ancak onu etkili bir biçimde yönetmekle olanaklı olur. Dolayısıyla, zaman yönetimi zaman kullanımını kontrol altına alma sürecidir. Günlük olarak bize verilen 24 saat, 1440 dakika, 86400 saniyelik süreyi, yaşamımıza katkı sağlayacak biçimde kullanmaktır.

Aslında zaman öyle tek düze standartları olan bir şey değildir. Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer. Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve sübjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz. Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.

Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz. Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?

Yönetmek, işin aslı bu. Önce kendimizi ve vaktimizi, sonra başkalarını ve başka şeyleri. Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. Bunun yolu da zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır. Unutmayın! zamanınız çok. Yapacağınız ilk şey sizi ilgilendirmeyen şeylerden uzak durmak...

Başarılı zaman yönetiminin daha çok çalışmayla ya da her günü son dakikasına kadar doldurup gece yorgun düşmek ile ilgisi yoktur.

Başarılı Zaman Yönetimi daha çok çalışmak değil daha etkin ve daha akıllıca çalışmaktır. Gün bittikten sonra geri dönüp yapılacak işler listesine baktığımızda tüm işlerin bitmiş ve yaklaşık 1 saat sonra bir dostunuzla akşam yemeği yiyebilmek için hala zamanınızın olduğunu görebilmektir. Başını kaşıyacak vakti olmayanların, zamanlarının sadece %35’ini dolu olarak kullandıkları tespit edilmiştir.

Zaman yönetimine başlarken öncelikle alışkanlık yollarınızı tek tek gözden geçirmeniz gerekiyor. Çalışırken düşünmeden otomatik olarak yaptığınız şeyler nelerdir? Bunların hep yapılmış olması iyi şeyler miydi?

Bunun için ilk iş olarak alışkanlıklarınızın bir listesini yapın. Bu size kolay gelmeyecektir. Bunu ele almanın en kolay yolu ise günlük olarak ne yaptığınızın, ne zaman yaptığınızın, bir şeyi belli bir tarzda yapıp yapmadığınızın da kaydını tutmaktır. Bu kayıtları bir hafta, tercihen daha uzun bir süre tutun. Sonunda bir bakışta alışkanlıklarınızı belirleyebileceksiniz. Kayıtlarınızı fosforlu bir kalemle gözden geçirin. Tekrar eden alışkanlıklarınız üstünü bu kalemle çizin, aynı alışkanlığı aynı renkle işaretleyin. Daha sonra bulduğun alışkanlıkların bir listesini yapın. Ve şu soruyu sorun, bu alışkanlıklar her zaman iyi midir?

Cevabınız EVET ise alışkanlığınıza devam edin

bekir-parlak5

Cevabınız HAYIR ise ve; Aksiyondan ziyade reaksiyona itiyor, bu gerçekten kötü bir alışkanlık, istediğimi elde etmemi güçleştiriyor, zamanıma mal oluyor, başkalarının zamanına mal oluyor, bunu hep yanlış sebeplerle yapıyorum, niye yaptığımı bilmiyorum, değişemem diyorsan, mutlaka bu alışkanlığını değiştirmen gerekiyor. Değişim kolay. Yeter ki direnç kırılsın. İnsanlar alışkın olduklarından, tıpkı anne – babasının teşvik ettiği bir şeyi yapmamak için inatlaşan bir çocuğun durumu gibi değişime direnirler.

Buna da önerilecek bir reçetemiz var: “Alışkanlık Değiştirme Planı”. Nedir bu? İşte cevabı:

1.Değiştirmeyi istediğin alışkanlıklarını belirle.

2.Tavrını pozitif ayarla.

3.Benimsemeyi istediğin yeni alışkanlığını tanımla.

4.Yeni alışkanlık başlatmak için gerçekçi bir hareket planı geliştir.

5.Benimsemek istediğin alışkanlığa göre davran.

6.Alışkanlık haline gelene kadar yeni davranış kalıbına sıkı sıkıya bağlı kal.

7.Planlı alışkanlık değişimi için yardım sağla.

8.Harekete geç.

Zamanı yönetmek, en önemli sermayeyi yönetmek demektir. Bu ise, hayatı madden ve manen kazançlı kılmanın yoludur. Peki zamanı iyi yönetmek için ne yapılmalı? Hedefleri belirleyip, önceliklendirin. Zamanınızı planlayın. Aşırı bilgi yüklenmenin önüne geçin. Zaman kaybettiren işleri yok edin. Başkalarının yapabileceği işleri onlara devredin. Boş vericiliğin üstesinden gelin.

Çeşitli alanlardaki tuzaklar hayatımızın her anında karşımıza çıkabilir. Tuzaklar, zaman yönetiminden de uzak değil. Peki nedir zaman tuzakları. Birlikte bakalım;

  • Plânsızlık
  • Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak
  • Ertelemek
  • Kendini gereğinden fazla işe adamak
  • Acelecilik
  • Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma
  • Rutin ve gereksiz işler
  • Açık kapı politikası (hayır diyememek)
  • Gereksiz telefonlar
  • Gündemsiz ve verimsiz toplantılar
  • Kararsızlık
  • Yetki verememek
  • Dağınık masa ve büro düzeni

bekir-parlak4

Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır. Kişisel performansın en önemli faktörlerinde biri hiç kuşkusuz zaman tuzaklarına düşmeden işleri en uygun zamanda ve en uygun kıvamda yapabilmektir. Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir. Yönetim planlama ile başlar. 

Burada temel sorun, “öncelikleri bilememek ve sıraya koyamamaktır”. Bunu başarmak için önceliklerimizi tespit edip ona göre işlerimizi ve vaktimizi planlamalıyız. “ Boş durmayıp bir iş yapıyor olsanız bile, o anda yapılacak daha önemli bir işiniz varsa zamanınızı boşa harcıyorsunuz demektir..”

Önceliklerin belirlenmesinde genelde şu hataya düşeriz. Hoşlandığımızı, hoşlanmadığımızın, Çabuk bitecek olanı, uzun sürecek olandan, Kolay olanı zor olandan, Bildiğimizi bilmediğimizden, Acele yapılanı önemli olandan, Başkalarının isteğini kendi istediğimizden öne alırız. Halbuki yapılması gereken işlerimizi öncelik sırasına koymaktır. Bu sorunu şöyle aşarız:

A gurubu: Kesinlikle yapılmalı

B grubu: Yapılmalı

C gurubu: Yapılması iyi olur

D grubu: Yapılmasa da olur

E grubu: Yapılmamalı.

Zaman yönetimi konusundaki müzmin hastalıklarımızdan biri de “erteleme hastalığı”dır. Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır. Erteleme alışkanlığı, en önemli zaman tuzaklarından biridir. Bir iş ertelemenin adı olan “yarın” kelimesini takvimimizden çıkarmalıyız. Çünkü tarih yarının kurbanları ile doludur. “Yarıncılık”, ihmal ve beceriksizliğin sevdiği bir sığınaktır. Bugünün işini yarına bırakan, yarın gelince acaba ne yapar? Ertelediğimiz iş, peşimizden gelir ve bir gün onu görmemezlikten gelmenin faturasını bize ağır ödetir.

Bir görev için;

Bakarak ve üzerinde düşünerek 5 dakika,

Hemen o anda o işi neden yapmadığını haklı çıkarmak için 10 dakika,

Yapman gerektiğin halde neden yapmadığını dert etmek, için 5 dakika,

Kendine işin neden yapılmadığını inandırmak için 10 dakika,

O işi yapmamış olmana, mazeret uydurmak ve bunu bildirmek için 30 dakika olarak tahmin edersek;

İşi yapmamak için 60 dakika harcadığını göreceksin.

Şimdi Düşün! O iş 60 dakikadan daha uzun mu sürerdi?

Hiç bir şey ertelemek kadar uzun sürmez…

bekir-parlak2

Çoğumuzun zaman mevhumuyla ilgili bir sıkıntısı da “kendimizi gereğinden fazla işlere adamak”tır. İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur. Esasında bu bir “hak” meselesidir. Zira önce kendi bedenimizin, canımızın bizden hakkı vardır, sonra da aile üyelerimiz başta olmak üzere sevdiklerimizin bizim üzerimizde hakları vardır. Onların bu hakkını tanımak ve onlara da gereğince zaman ayırmak bir sorumluluktur. İşkoliklerin, alkoliklerden, sevdiklerinin haklarına riayet edip edememe yönüyle ne derecede farklı olduğu hususu düşünmeye değer. Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler, işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

Bir de “aceleci” tipler vardır. Zaman konusu açılınca “acelecilik” olgusuna değinmeden geçmek olmaz. Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

Ya karasızlığa ne demeli? “Karasızlık”, en büyük zaman düşmanlarından biridir. Zaman ve para kaybına yola açar, fırsatlar elinden bir bir kaçar. Bir de bakarsın ki sen düşünüp dururken, elin oğlu atı almış çoktan Üsküdar’a da değil, Trakya’ya geçmiş. Hep söylenir ya” en kötü karar, karasızlıktan iyidir” diye. Gerçi bu sözün de tahlil edilmeye değer yanları yok değil, ama burada vurgulanmak isteneni güzel vurguluyor. Hele bir karar ver, bekleyip durma, sonra gerekirse kararını düzeltir ya da değiştirirsin. Bu arada mesafe almış olur, en azından bu kararın seni amacına ulaştıracak yollardan biri olmadığını görebilirsin.

“Hayır diyememek”. Zamanımızı katleden sebeplerden değil midir? Elbette öyledir. Hayır denecek yerde hayır diyemeyenler, işlerinden de hayır göremeyenlerdir. Bir insan her şeyi yapamaz, her işe yetişemez. Önce bunu kabul edelim. Herkesin bir kapasitesi vardır. Bunun üstüne çıkıp istiap haddini zorlamak, esasında önce kendi şahsiyetimizi horlamaktır. Kendine hayrı olmayanın başkalarına da olmazmış. Önce kendimizi yönetmeyi bileceğiz ki, başkalarını da yönetebilelim.

bekir-parlak3

Zamanı iyi kullanmanın üç yolu vardır:

1.Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak.

2.Yaptığınız işte daha etkin olmak.

3.Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.

Zamanı iyi değerlendirmenin bize kazandıracaklarını hesap edebilmek neredeyse mümkün değil. Ama şunları kazanacağımızı peşinen söyleyebiliriz: Kariyer planlaması, Okumak, İletişim, Dinlenme, Düşünme, Ailevi sorumlulukları yerine getirme, Sosyal sorumlulukları geçekleştirme, Sağlık, Maddi kazanç, Kendimize güven.

Bunları elde etmek etkili zaman yönetimiyle mümkün. Öyleyse etkili zaman yönetimi neyle mümkün? Elbette her işin bir yolu yordamı varsa bunun da var. İşte cevabı:

1.Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.

2.“Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.

3.Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.

4.Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.

5.“Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

Peki işlerimizi planlamamıza ve zaman yönetimi konusunda hassas davranmamıza rağmen işler aksi gitmeye başlarsa ne yapacağız? Bu durumda şu tavsiyelere kulak verebiliriz:

Yeniden müzakere edin

Kaybolan zamanı sonradan kazanın

  • Kaynakları fazlalaştırın
  • İkameyi kabul edin
  • Alternatif kaynaklar arayın
  • Kısmi teslimatları kabul edin
  • Teşvikler sunun
  • Şartlara uyulmasını isteyin
  • Karar ve düşünce tuzaklarından kurtulun
  • Yeni kabiliyetler bulun
  • Kök sorun üzerinde durun.

Zaman yönetiminde dikkat edilecek hususlardan biri de, tıpkı para tasarrufu yapar gibi “zaman tasarrufu yapmaktır”. Boşuna dememişler; “ vakit, nakittir” diye. Uzmanlar herkesin haftada 10 saat civarında zaman tasarrufu yapabileceğini söylüyorlar. Bu rakam, çok yoğun olmayan insanlar için daha fazla da olabilir elbette.

Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 - 40 ' nı kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor? Netleşmemiş hedefler, Planlamada yapılan hatalar, Plansızlık, Önceliklere gerekli önemi verememe, Sürekli erteleme, Öze inememe, Detayla fazla uğraşma.

Konunun tam burasında zaman yönetimini de ilgilendiren bir sosyal yasadan bahsetmek istiyorum: “Pareto Kanunu”. “80:20 kuralı” olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin;

  • Ciromuzun % 80'nini müşterilerimizin % 20' si sağlar.
  • % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur.
  • Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80'nini oluşturur.
  • Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80'nini doğrudan etkiler.
  • Masa üstü çalışmanın % 20' si işteki başarının % 80'nini sağlar.

80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından Ondokuzuncu yüzyılda ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özel alanda hedefleri tespit edip bunlara ulaşabilmek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.

Bütün bunları söylerken bir gerçeği de gözden kaçırmayalım. Hiç bir zaman her şey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Biz buna “Yedek zaman” ya da “zaman yedeklemesi” diyebiliriz. Kısacası mutlaka yedek zamanınız olsun.

Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz:

A- % 60 planlanmış işler için,

B- % 20 planlanmamış aniden çıkan, zaman çalan durumlar için,

C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özel durumlar).

bekir-parlak1Bu bahiste söylenmeden geçilemeyecek bir önemli husus ta, zamanın kıymetini bilerek “doğru işi yapmaktır”. Patron olsun, yönetici olsun, memur ya da işçi olsun, çalışan herkes şuna dikkat etmelidir: “Doğru işi yapmak, işi doğru yapmaktan çok daha önemlidir”. Bu, zamanın, paranın ve emeğin etkin kullanımı için gerekli temel bir kaidedir.

Zaman yönetimi üzeirne çalışanların sıklıkla üzerinde durdukları bir önerme vardır. Derler ki, bir yılın değerini anlamak için onu, üniversite sınavını kazanamayan bir dershane öğrencisinden sormak gerekir. Bir ayın kıymetini en iyi anlatacak kişi, sekiz aylık prematüre bebek doğurmuş bir anne olabilir. Bir saatlik zamanın değerini en iyi, bir saat kulesinin altında, elinde çiçek, aylardır hasret kaldığı nişanlısını bekleyen delikanlı bilebilir. Bir dakikanın önemini, treni kaçırmış bir yolcudan sormak gerekir. Bir saniyenin değerini anlamak için, arabasından yaralı çocuğunu çıkarmaya çalışan kazazede sürücünün içinden geçenleri okumak lazımdır. Bir salisenin ne kadar kıymetli olduğunu da en iyi, olimpiyatlarda gümüş madalya kazanan atlet bilebilir.

Her gün, insanoğlu için paha biçilemeyecek kadar kıymetlidir. Çünkü yaşadığın bir günün asla tekrarı olmayacak. Ve sen, ömür takvimin yaprak yaprak eksilirken, kopan hiçbir yaprağı takvime geri koyamazsın. Ve bir gün gelir takvimin yaprakları biter. Hayat insana bir kez verilir. Onun nasıl yaşanacağını da o hayatın sahibi bilir. Hayatı öyle yaşamalıyız ki, varlığımızla yokluğumuz hep ayırt edilebilsin. Yokluğumuzda hep aranılan insan olalım. Ve hayatı öyle yaşamalıyız ki, doğarken biz ağlıyorken, herkes gülüyordu, göçüp giderken ise herkes ağlarken biz gülebilelim.

Biz de şu güzel sözle makalemizi bitirelim:

“Dünya üç gündür. Dün, bugün ve yarın. Dün geçti, Yarının geleceği belli değil. Öyle ise bugünün kıymetini bil”.

Zaman...hepimizin bildiği, aslında bildiğini sandığı, ama ne anlamını ne de değerini tam bilemediği bir kavram. Zaman, insana verilmiş çok kıymetli bir armağan. İnsan ve zaman... biri olmadan diğerinin ne olduğu bilinemeyen gizemli bir anlam.

Uzay boşluğunda her şeyi kapsayan bir sarmaldır zaman. İnsan zaman içinde, zaman ise sonsuz biçimde. Elbette kolay değil çıkılması bu işin içinden.

Zaman bizim neyimiz olur? O içimizde mi, yoksa dışımızda olan bir şey mi? Mülkiyeti bize mi verilmiş yoksa emanet mi edilmiş? Zaman evrenin her yerinde aynı mı işliyor? Yaşayanlarla, göçüp gidenler için aynı mı zaman? Önce zaman mı vardı, mekan mı, yoksa insan mı? Zamanın dışına çıkılabilir mi? Zaman bizim ölçtüğümüzden başka nasıl ölçümlenir? Zamanın sonu var mı? Zaman kainatta bazen geniş, bazen dar mı? 

Buyurun buradan yakın. Şu sorulara iyice bir bakın. Gözünüz kesiyor, akılınız eriyor, yüreğiniz yetiyorsa cevaplayın!

İnsan mı zamana hükmeder, zaman mı insana? Hangisi diğerini yönetir? Hangisi asıl belirleyicidir? Kim kimin efendisidir? Bu soruyu cevaplamak, deveye hendek atlatmaktan zor görünüyor.   

Zamanı yönetemeyen insanların çokluğu dikkate alınırsa, çoğumuz için zaman, bizi alıp götüren bir sel akıntısı ya da bir rüzgar gibidir. Bir yaprak gibi selin ya da rüzgarın istediği yere götürülen insanların zamanı yönettiği, onu kontrol ettiği söylenebilir mi?

“Zaman doğru yönetilemiyorsa, hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir”. Ünlü yönetim gurusu Peter Drucker ne kadar da haklı. Nedir zaman yönetimi? Buna söylenecek çok söz var ama estirme bir cevapla, zamanı mümkün olduğunca etkin kullanma, verimli kılma ve kontrol altında tutmadır.

Bu da her baba yiğidin harcı değildir. Zaman, kullanılamayan kısmı yok olup giden başlıca sermayemizdir. Onu biriktiremeyiz, saklayamayız ve elimizde tutamayız. Zaman; yerine konulması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

Her gün uyandığımızda yatağımızın başucunda hazır bulduğumuz 24 liralık bir çek, zengin fakir, alim cahil, kadın erkek, genç yaşlı, köylü şehirli, sağlıklı hastalıklı demeden herkese bahşedilir. Bu çekin hepsini yerli yerince kullanabilsek ne ala. Gel gelelim hepimize verilen bu çekin her gün ancak bir kısmını kullanır, kalanını gerisin geri teslim ederiz, çünkü biriktiremeyiz. Eh, kullandığımız kısmı da ne kadar isabetli ve verimli değerlendirilmiştir, orası da ayrı bir konu. Unutmayalım ki doğan her yeni gün,  kişi için karşılıksız ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir.

Yaşam için en önemli sermaye olan zamanın kullanılabilirlik oranını artırmak, ancak onu etkili bir biçimde yönetmekle olanaklı olur. Dolayısıyla, zaman yönetimi zaman kullanımını kontrol altına alma sürecidir. Günlük olarak bize verilen 24 saat, 1440 dakika, 86400 saniyelik süreyi, yaşamımıza katkı sağlayacak biçimde kullanmaktır.

            Aslında zaman öyle tek düze standartları olan bir şey değildir.  Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer. Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve sübjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz. Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.

            Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz. Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?

Yönetmek, işin aslı bu. Önce kendimizi ve vaktimizi, sonra başkalarını ve başka şeyleri. Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. Bunun yolu da zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır. Unutmayın! zamanınız çok. Yapacağınız ilk şey sizi ilgilendirmeyen şeylerden uzak durmak...

Başarılı zaman yönetiminin daha çok çalışmayla ya da her günü son dakikasına kadar doldurup gece yorgun düşmek ile ilgisi yoktur.

Başarılı Zaman Yönetimi daha çok çalışmak değil daha etkin ve daha akıllıca çalışmaktır. Gün bittikten sonra geri dönüp yapılacak işler listesine baktığımızda tüm işlerin bitmiş ve yaklaşık 1 saat sonra bir dostunuzla akşam yemeği yiyebilmek için hala zamanınızın  olduğunu görebilmektir. Başını kaşıyacak vakti olmayanların, zamanlarının sadece %35’ini dolu olarak kullandıkları tespit edilmiştir.

Zaman yönetimine başlarken öncelikle alışkanlık yollarınızı tek tek gözden geçirmeniz gerekiyor. Çalışırken düşünmeden otomatik olarak yaptığınız şeyler nelerdir? Bunların hep yapılmış olması iyi şeyler miydi?

Bunun için ilk iş olarak alışkanlıklarınızın bir listesini yapın. Bu size kolay gelmeyecektir. Bunu ele almanın en kolay yolu ise günlük olarak ne yaptığınızın, ne zaman yaptığınızın, bir şeyi belli bir tarzda yapıp yapmadığınızın da kaydını tutmaktır. Bu kayıtları bir hafta, tercihen daha uzun bir süre tutun. Sonunda bir bakışta alışkanlıklarınızı belirleyebileceksiniz. Kayıtlarınızı fosforlu bir kalemle gözden geçirin. Tekrar eden alışkanlıklarınız üstünü bu kalemle çizin, aynı alışkanlığı aynı renkle işaretleyin. Daha sonra bulduğun alışkanlıkların bir listesini yapın.  Ve şu soruyu sorun, bu alışkanlıklar her zaman iyi midir?

Cevabınız EVET ise alışkanlığınıza devam edin.

Cevabınız HAYIR ise ve; Aksiyondan ziyade reaksiyona itiyor, bu gerçekten kötü bir alışkanlık, istediğimi elde etmemi güçleştiriyor, zamanıma mal oluyor, başkalarının zamanına mal oluyor, bunu hep yanlış sebeplerle yapıyorum, niye yaptığımı bilmiyorum, değişemem diyorsan, mutlaka bu alışkanlığını değiştirmen gerekiyor. Değişim kolay. Yeter ki direnç kırılsın. İnsanlar alışkın olduklarından, tıpkı anne – babasının teşvik ettiği bir şeyi yapmamak için inatlaşan bir çocuğun durumu gibi değişime direnirler.

Buna da önerilecek bir reçetemiz var: “Alışkanlık Değiştirme Planı”. Nedir bu? İşte cevabı:

  1. Değiştirmeyi istediğin alışkanlıklarını belirle.
  2. Tavrını pozitif ayarla.
  3. Benimsemeyi istediğin yeni alışkanlığını tanımla.
  4. Yeni alışkanlık başlatmak için gerçekçi bir hareket planı geliştir.
  5. Benimsemek istediğin alışkanlığa göre davran.
  6. Alışkanlık haline gelene kadar yeni davranış kalıbına sıkı sıkıya bağlı kal.
  7. Planlı alışkanlık değişimi için yardım sağla.
  8. Harekete geç.

Zamanı yönetmek, en önemli sermayeyi yönetmek demektir. Bu ise, hayatı madden ve manen kazançlı kılmanın yoludur. Peki zamanı iyi yönetmek için ne yapılmalı? Hedefleri belirleyip, önceliklendirin. Zamanınızı planlayın. Aşırı bilgi yüklenmenin önüne geçin.  Zaman kaybettiren işleri yok edin. Başkalarının yapabileceği işleri onlara devredin.  Boş vericiliğin üstesinden gelin.

Çeşitli alanlardaki tuzaklar hayatımızın her anında karşımıza çıkabilir. Tuzaklar, zaman yönetiminden de uzak değil. Peki nedir zaman tuzakları. Birlikte bakalım;

         Plânsızlık

         Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak

         Ertelemek

         Kendini gereğinden fazla işe adamak

         Acelecilik

         Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

         Rutin ve gereksiz işler

         Açık kapı politikası (hayır diyememek)

         Gereksiz telefonlar

         Gündemsiz ve verimsiz toplantılar

         Kararsızlık

         Yetki verememek

         Dağınık masa ve büro düzeni

Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır. Kişisel performansın en önemli faktörlerinde biri hiç kuşkusuz zaman tuzaklarına düşmeden işleri en uygun zamanda ve en uygun kıvamda yapabilmektir. Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir. Yönetim planlama ile başlar.

Burada temel sorun, öncelikleri bilememek ve sıraya koyamamaktır”. Bunu başarmak için önceliklerimizi tespit edip ona göre işlerimizi ve vaktimizi planlamalıyız. “ Boş durmayıp bir iş yapıyor olsanız bile, o anda yapılacak daha önemli bir işiniz varsa zamanınızı boşa harcıyorsunuz demektir..”

Önceliklerin belirlenmesinde genelde şu hataya düşeriz. Hoşlandığımızı, hoşlanmadığımızın, Çabuk bitecek olanı, uzun sürecek olandan, Kolay olanı zor olandan, Bildiğimizi bilmediğimizden, Acele yapılanı önemli olandan, Başkalarının isteğini kendi istediğimizden öne alırız. Halbuki yapılması gereken işlerimizi  öncelik sırasına koymaktır. Bu sorunu  şöyle aşarız:

A gurubu: Kesinlikle yapılmalı

B grubu: Yapılmalı

C gurubu: Yapılması iyi olur

D grubu: Yapılmasa da olur

E grubu: Yapılmamalı.

Zaman yönetimi konusundaki müzmin hastalıklarımızdan biri de erteleme hastalığı”dır. Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır. Erteleme alışkanlığı, en önemli zaman tuzaklarından biridir. Bir iş ertelemenin adı olan “yarın” kelimesini takvimimizden çıkarmalıyız. Çünkü tarih yarının kurbanları ile doludur. “Yarıncılık”, ihmal ve beceriksizliğin sevdiği bir sığınaktır. Bugünün işini yarına bırakan, yarın gelince acaba ne yapar? Ertelediğimiz iş, peşimizden gelir ve bir gün onu görmemezlikten gelmenin faturasını bize ağır ödetir.

Bir görev için;

Bakarak ve üzerinde düşünerek 5 dakika,

Hemen o anda o işi neden yapmadığını haklı çıkarmak için 10 dakika,

Yapman gerektiğin halde neden yapmadığını dert etmek, için 5 dakika,

Kendine işin neden yapılmadığını inandırmak için 10 dakika,

O işi yapmamış olmana, mazeret uydurmak ve bunu bildirmek için 30 dakika

olarak tahmin edersek;

İşi yapmamak için 60 dakika harcadığını göreceksin.

Şimdi Düşün! O iş 60 dakikadan daha uzun mu sürerdi?

Hiç bir şey ertelemek kadar uzun sürmez…

Çoğumuzun zaman  mevhumuyla ilgili bir sıkıntısı da “kendimizi gereğinden fazla işlere adamak”tır. İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur. Esasında bu bir “hak” meselesidir. Zira önce kendi bedenimizin, canımızın bizden hakkı vardır, sonra da aile üyelerimiz başta olmak üzere sevdiklerimizin bizim üzerimizde hakları vardır. Onların bu hakkını tanımak ve onlara da gereğince zaman ayırmak bir sorumluluktur. İşkoliklerin, alkoliklerden, sevdiklerinin haklarına riayet edip edememe yönüyle ne derecede farklı olduğu hususu düşünmeye değer. Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler, işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

Bir de “aceleci” tipler vardır. Zaman konusu açılınca “acelecilik” olgusuna değinmeden geçmek olmaz. Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

Ya karasızlığa ne demeli? “Karasızlık”, en büyük zaman düşmanlarından biridir. Zaman ve para kaybına yola açar, fırsatlar elinden bir bir kaçar. Bir de bakarsın ki sen düşünüp dururken, elin oğlu atı almış çoktan Üsküdar’a da değil, Trakya’ya geçmiş. Hep söylenir ya” en kötü karar, karasızlıktan iyidir” diye. Gerçi bu sözün de tahlil edilmeye değer yanları yok değil, ama burada vurgulanmak isteneni güzel vurguluyor. Hele bir karar ver, bekleyip durma, sonra gerekirse kararını düzeltir ya da değiştirirsin. Bu arada mesafe almış olur, en azından bu kararın seni amacına ulaştıracak yollardan biri olmadığını görebilirsin.

“Hayır diyememek”. Zamanımızı katleden sebeplerden değil midir? Elbette öyledir. Hayır denecek yerde hayır diyemeyenler, işlerinden de hayır göremeyenlerdir. Bir insan her şeyi yapamaz, her işe yetişemez. Önce bunu kabul edelim. Herkesin bir kapasitesi vardır. Bunun üstüne çıkıp istiap haddini zorlamak, esasında önce kendi şahsiyetimizi horlamaktır. Kendine hayrı olmayanın başkalarına da olmazmış. Önce kendimizi yönetmeyi bileceğiz ki, başkalarını da yönetebilelim.

Zamanı iyi kullanmanın üç yolu vardır:

  1. Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak.
  2. Yaptığınız işte daha etkin olmak.
  3. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.

Zamanı iyi değerlendirmenin bize kazandıracaklarını hesap edebilmek neredeyse mümkün değil. Ama şunları kazanacağımızı peşinen söyleyebiliriz: Kariyer planlaması, Okumak, İletişim, Dinlenme, Düşünme, Ailevi sorumlulukları yerine getirme, Sosyal sorumlulukları geçekleştirme, Sağlık, Maddi kazanç, Kendimize güven.

Bunları elde etmek etkili zaman yönetimiyle mümkün. Öyleyse etkili zaman yönetimi neyle mümkün?  Elbette her işin bir yolu yordamı varsa bunun da var. İşte cevabı:

  1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.
  2. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.
  3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.
  4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.
  5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

Peki işlerimizi planlamamıza ve zaman yönetimi konusunda hassas davranmamıza rağmen işler aksi gitmeye başlarsa ne yapacağız? Bu durumda şu tavsiyelere kulak verebiliriz:

l      Yeniden müzakere edin

l      Kaybolan zamanı sonradan kazanın

l      Proje safhasını daraltın

l      Kaynakları fazlalaştırın

l      İkameyi kabul edin

l      Alternatif kaynaklar arayın

l      Kısmi teslimatları kabul edin

l      Teşvikler sunun

l      Şartlara uyulmasını isteyin

l      Karar ve düşünce tuzaklarından kurtulun

l      Yeni kabiliyetler bulun

l      Kök sorun üzerinde durun.

Zaman yönetiminde dikkat edilecek hususlardan biri de, tıpkı para tasarrufu yapar gibi “zaman tasarrufu yapmaktır”. Boşuna dememişler; “ vakit, nakittir” diye. Uzmanlar herkesin haftada 10 saat civarında zaman tasarrufu yapabileceğini söylüyorlar. Bu rakam, çok yoğun olmayan insanlar için daha fazla da olabilir elbette.

Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 - 40 ' nı kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor? Netleşmemiş hedefler, Planlamada yapılan hatalar, Plansızlık,  Önceliklere gerekli önemi verememe, Sürekli erteleme, Öze inememe, Detayla fazla uğraşma.

      Konunun tam burasında zaman yönetimini de ilgilendiren bir sosyal yasadan bahsetmek istiyorum: “Pareto Kanunu”. “80:20 kuralı” olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin;

            *  Ciromuzun % 80'nini müşterilerimizin % 20' si sağlar.

            *   % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur.

            *   Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80'nini oluşturur.

            *   Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80'nini doğrudan etkiler.

            *   Masa üstü çalışmanın % 20' si işteki başarının % 80'nini sağlar.

         80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından Ondokuzuncu yüzyılda ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özel alanda hedefleri tespit edip bunlara ulaşabilmek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.

Bütün bunları söylerken bir gerçeği de gözden kaçırmayalım. Hiç bir zaman her şey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Biz buna “Yedek zaman” ya da “zaman yedeklemesi” diyebiliriz. Kısacası mutlaka yedek zamanınız olsun.

Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz:

A- % 60 planlanmış işler için,

B- % 20 planlanmamış aniden çıkan, zaman çalan durumlar için,

C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özel durumlar).

Bu bahiste söylenmeden geçilemeyecek bir önemli husus ta, zamanın kıymetini bilerek  “doğru işi yapmaktır”. Patron olsun, yönetici olsun, memur ya da işçi olsun, çalışan herkes şuna dikkat etmelidir: “Doğru işi yapmak, işi doğru yapmaktan çok daha önemlidir”. Bu, zamanın, paranın ve emeğin etkin kullanımı için gerekli temel bir kaidedir.

Zaman yönetimi üzeirne çalışanların sıklıkla üzerinde durdukları bir önerme vardır. Derler ki, bir yılın değerini anlamak için onu, üniversite sınavını kazanamayan bir dershane öğrencisinden sormak gerekir. Bir ayın kıymetini en iyi anlatacak kişi, sekiz aylık prematüre bebek doğurmuş bir anne olabilir. Bir saatlik zamanın değerini en iyi, bir saat kulesinin altında, elinde çiçek, aylardır hasret kaldığı nişanlısını bekleyen delikanlı bilebilir. Bir dakikanın önemini, treni kaçırmış bir yolcudan sormak gerekir. Bir saniyenin değerini anlamak için, arabasından yaralı çocuğunu çıkarmaya çalışan kazazede sürücünün içinden geçenleri okumak lazımdır. Bir salisenin ne kadar kıymetli olduğunu da en iyi, olimpiyatlarda gümüş madalya kazanan atlet bilebilir.

Her gün, insanoğlu için paha biçilemeyecek kadar kıymetlidir. Çünkü yaşadığın bir günün asla tekrarı olmayacak. Ve sen, ömür takvimin yaprak yaprak eksilirken, kopan hiçbir yaprağı takvime geri koyamazsın. Ve bir gün gelir takvimin yaprakları biter. Hayat insana bir kez verilir. Onun nasıl yaşanacağını da o hayatın sahibi bilir. Hayatı öyle yaşamalıyız ki, varlığımızla yokluğumuz hep ayırt edilebilsin. Yokluğumuzda hep aranılan insan olalım. Ve hayatı öyle yaşamalıyız ki, doğarken biz ağlıyorken, herkes gülüyordu, göçüp giderken ise herkes ağlarken biz gülebilelim.

Biz de şu güzel sözle makalemizi bitirelim:

            “Dünya üç gündür. Dün, bugün ve yarın. Dün geçti, Yarının geleceği belli değil. Öyle ise bugünün kıymetini bil”.

PLG_CONTENT_AUTHORLIST_TITLE_ABOUT_AUTHOR

Prof. Dr. Bekir Parlak